My Activity
November 2017
M T W T F S S
« Jul    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930  

Jawaban UAT SIM

Soal 1

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Secara umum perbedaan antara pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi bahwa pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terdiri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi. Berikut akan lebih dijelaskan bagaimana konsep kedua pengembangan.

Pengembangan sistem didefinisikan sebagai: adalah aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul. Untuk menghasilkan sistem informasi tersebut terdiri dari:

a. System Analysis: upaya mendapatkan gambaran bagaimana sistem bekerja dan masalah-masalah apa saja yang ada pada system.

b. System Development: langkah-langkah mengembangkan sistem informasi yang baru berdasarkan gambaran cara kerja sistem dan permasalahan yang ada

Banyak metode pengembangan sistem yang tersedia. Metode yang paling dikenal disebut juga sebagai System Development Life Cycle (SDLC) atau sering juga disebut sebagai Water Fall Method. Metode-metode lain yang dikenal antara lain: Prototyping, Application Software, End-User Development, Outsourcing, dan lain-lain. Terdapat beberapa prinsip dasar pengembangan system yaitu:

Prinsip 1: Pemilik dan Pengguna Sistem Harus terlibat dalam pengembangan.

Keterlibatan pemilik dan pengguna sistem (System Owner dan User) adalah keharusan yang mutlak untuk keberhasilan pengembangan sistem. Pengembang sistem bertanggungjawab harus menyediakan waktu yang cukup untuk partisipasi pemilik dan pengguna sistem dan meminta persetujuannya untuk setiap langkah analisis dan pengembangan system

Prinsip 2: Gunakan Pendekatan Pemecahan Masalah

Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem berbasis pendekatan bagaimana memecahkan masalah. Langkah-langkah klasik pemecahan masalah adalah sbb:

1. Pelajari dan pahami masalah (opportunity, dan/atau directive) dan konteks dari sistem.

2. Definisikan kriteria atau ukuran solusi yang sesuai

3. Identifikasi alternatif-alternatif solusi dan pilih solusi terbaik.

4. Disain dan atau implementasikan solusi.

5. Observasi dan evaluasi dampak dari solusi dan sesuaikan solusi jika diperlukan.

Prinsip 3: Tentukan tahapan pengembangan

Pentahapan akan membuat proses pengembangan menjadi aktivitas-aktivitas yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola dan diselesaikan. Tahapan pembuatan sistem harus dilakukan dengan urutan top-to-bottom.

Prinsip 4: Tetapkan standard untuk pengembangan dan dokumentasi yang konsisten

Standard pengembangan sistem umumnya menjelaskan: aktivitas, tanggung jawab, petunjuk dan kebutuhan pendokumentasian, pemeriksaan kualitas. Kegagalan pengembangan sistem akibat tidak tersedianya standard pendokumentasian merupakan hal yang banyak dijumpai dalam proyek pengembangan sistem

Prinsip 5: Justifikasi sistem sebagai investasi

Sistem Informasi adalah sebuah investasi. Pada investasi maka terdapat dua hal yang harus diperhatikan, yaitu: Untuk setiap masalah, kemungkinan ada beberapa alternatif solusi. Setelah alternatif-alternatif teridentifikasi, pengembang sistem haus mengevaluasi fisibilitas setiap kemungkinan alternatif solusi, terutama dikaitkan dengan cost-effectiveness. Cost-effectiveness artinya semua biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan sistem harus sebanding atau lebih sedikit dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh dari sistem. Cost-benefit analysis harus dilakukan

Prinsip 6: Jangan takut membatalkan atau merubah lingkup pekerjaan.

Keuntungan yang diperoleh dengan melakukan pentahapan pekerjaan pengembangan sistem adalah diperolehnya kesempatan untuk melakukan reevaluasi fisibilitas dari proyek pengembangan tersebut. Dalam jangka panjang membatalkan sama sekali proyek bisa lebih murah dibandingkan masalah besar pada implementasinya. Jika hal ini tidak dilakukan dapat terjadi pembengkakan biaya (cost overruns) yang sangat merugikan.

Prinsip 7: Bagi dan tundukkan

Semua sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar (disebut super-systems). Begitu pula semua sistem terdiri dari bagian-bagian yang lebih kecil (disebut subsystems). Sistem harus dibagi menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil untuk memudahkan menyelesaikan persoalan dan membangun sistem yang lebih. Dengan membagi persoalan besar (sistem) menjadi potongan kecil yang lebih mudah (subsstem), pengembang akan mudah menerapkan proses pemecahan masalah.

Prinsip 8: Rancang sistem untuk pertumbuhan dan perubahan

Banyak pengembang sistem yang terjebak dalam pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan saat ini saja. Entropy adalah pengertian yang dipakai untuk menjelaskan bahwa sistem secara alamiah akan mengalami penurunan.  Sistem bisa menjadi usang (obsolute) dan biaya untuk mengoperasikannya menjadi sangat besar.

Pengembangan software adalah merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, perencanaan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering menurut IEEE adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat. Sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Kerangka dari metodologi pengembangan perangkat lunak terdiri dari:

a. Filosofi pengembangan software dengan pendekatan pendekatan dari proses pengembangan perangkat lunak

b. Beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses pengembangan software.

Kerangka kerja ini sering terikat dengan sebuah organisasi, yang mengembangkan lebih lanjut, mendukung penggunaan, dan mempromosikan metodologi yang sering dipromosikan dalam dokumentasi formal. Proses pengembangan software, memiliki 3 elemen kunci yang terdiri dari:

1. Metode

Metode software engineering memberikan tehnik-tehnik bagaimana membentuk software. Metode ini terdiri dari serangkaian tugas seperti: perencanaan & estimasi proyek. Oleh karena software merupakan bagian terbesar dari sistem, maka pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database.

2. Peralatan atau tools

Peralatan pengembangan software memberikan dukungan atau semiautomasi untuk metode, contohnya:

  1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering.
  2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
  3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.

3. Prosedur

Prosedur terdiri dari, urut-urutan di mana metode tersebut diterapkan, dokumen, laporan-laporan, formulir-formulir yang diperlukan, kontrol kualitas software, dan koordinasi perubahan yang terjadi pada software.

Analisis kebutuhan sistem dan software yaitu, suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.

Pendekatan pembangunan software yang dapat digunakan:

– Prototyping

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software.

– Spiral

Model spiral (spiral model) adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat. Di dalam model spiral, software dikembangkan di dalam suatu deretan pertambahan. Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

a. Komunikasi pelanggan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

b. Perencanaan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber – sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

c. Analisis Risiko : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

d. Perekayasaan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

e. Konstruksi dan peluncuran : Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang (instal) dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

f. Evaluasi pelanggan : tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan.

– Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

  • Prinsip dasar model air terjun adalah: Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.
  • Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.
  • Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum memulai tahap berikutnya.

Soal 2.

Jelaskan urgensi dari aspek maintainaibility dalam pengembangan software untuk menunjang sistem informasi?

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).

Aspek maintainability/pemeliharaan meliputi kegiatan pemoitoran, evaluasi, dan modifikasi sistem untuk membuat perbaikan yang diperlukan.  Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun.  Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapt dikoreksi dalam tahap ini.  Pemeliharaan ini juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan eksternal. Karakteristik maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain seperti:

  • Analyzability,

Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan.

  • Changeability,

Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software

  • Stability dan Testability.

Tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Ada tiga alasan pentingnya pemeliharaan sistem atau system maintenance:

  1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)

Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.

2. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)

Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.

3. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)

Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan. Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun.

Soal 3

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Konversi sistem adalah adalah proses organisasional terhadap perubahan sistem informasi lama ke sistem baru. Fenomena terjadi kesalahan saat pengalihan disebabkan oleh:

  1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam. Penglaman sangat diperlukan serta permasalahan yang tejadi dan keinginan dari user haruslah dipahami dengan baik oleh pengembang sistem.
  2. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan (resistensi), khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan. Kondisi ini pada umumnya terjadi dari staff yang telah lama berkerja menggunakan sistem terdahulu.
  3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai). Kondisi ini biasanya terjadi pada staff yang sudah pada senior level. Manajemen seharusnya memberikan sosialisasi dengan jelas, karena jika tidak, dikarenakan posisi mereka yang senior, maka akan mengganggu proses pengalihan sistem.
  4. Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)      Hardware, software and services acquisition

b)      Software development or modification

c)      End user training

d)      System documentation

e)      Conversion methode: pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

  1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

  1. Format file tersebut
  2. Isi file tersebut
  3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file:

a. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

b. Konversi File Gradual

Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
  2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
  3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
  4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih system informasi dapat dihindari:

  1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Soal 4

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis. Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Berikut ini adalah beberapa komponen yang mempengaruhi implementasi ERP.

a. Pihak Manajemen dan karyawan

Dukungan dari pihak manajemen merupakan faktor utama kesuksesan implementasi IT dalam perusahaan. IT harus berjalan seiring dengan proses bisnis perusahaan dan karyawan juga memegang peranan yang penting dalam keberhasilan implementasi ERP. Karyawan harus dipersiapkan untuk perubahan ‘besar’ yang akan terjadi, bila perlu karyawan diikut sertakan dalam tahap analisis proses bisnis, sehingga terbangun rasa memiliki yang kuat terhadap sistem baru. Dengan demikian, ketika implementasi benar-benar dijalankan, karyawan telah siap dan memiliki kemauan untuk belajar dan mendukung keberhasilan ERP tersebut. ERP tidak selalu identik dengan perampingan karyawan. Pemikiran ini yang dapat menyebabkan karyawan antipasti terhadap perubahan ke sistem ERP, karena merasa posisinya terancam dengan kemudahan yang ditawarkan ERP.

b. Bisnis proses

Untuk membangun sistem ERP, bisnis proses harus disusun dengan jelas dan tepat. Tanpa proses bisnis yang benar, sistem apapun yang diterapkan tidak akan mampu memperbaiki keadaan perusahaan. Dalam membangun sistem ERP, sebaiknya batasan sistem yang akan dibangun jelas, sehingga implementasi ERP tidak berkembang ke hal-hal yang tidak diperlukan.

c. Vendor

Vendor adalah perusahaan yang menyediakan paket sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Selain menyediakan software dan hardware, vendor juga harus memberikan pelatihan pada karyawan perusahaan yang menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru, dan memastikan sistem yang baru ini berjalan sesuai dengan permintaan perusahaan dan sesuai dengan proses bisnisnya. Vendor yang baik memiliki respon yang cepat terhadap masalah yang dihadapi perusahaan maupun error yang terjadi pada sistem. Sebelum menentukan vendor mana yang akan digunakan, sebaiknya perusahaan benar-benar menyelidiki latar belakang dan profil dari vendor tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena kerja sama ini biasanya dilakukan dalam jangka panjang, dan jika perusahaan salah memilih vendor, akan merugikan bagi perusahaan itu sendiri.

d. Dukungan dari tim IT

dukungan dari tim IT sangat dibutuhkan untuk memegang kendali dalam proses migrasi data, membuat report yang diperlukan perusahaan, membuat setting user permission dan training kepada user yang membutuhkan. Untuk memiliki tim Implementasi ERP yang solid, otomatis harus dibentuk dari bagaimana memotivasi tim IT supaya mau dan mulai menyenangi mengerjakan hal-hal diatas. Setelah proses motivasi itu tercapai, otomatis tim IT akan solid dan pekerjaan-pekerjaan terkait implementasi NAV akan bisa selesai dengan cepat dan benar.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

–     Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

–     Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

–     Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

–   Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

–   Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

–   Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

–   Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

–   Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

–   Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

–   Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

–   Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.

–   Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

–   Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.

–   Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

–   Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.

–   Kurangnya komunikasi antar personel.

–   Cacatnya project design dan management.

–   Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

–   Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

–   Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.

Daftar Pustaka:

Modul Enterprise Resource Planning (ERP),

http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=19&Itemid=27

www.ti.itb.ac.id/…/MSI%203%20-%20Pengembangan%20Sistem%20Informasi.ppt

PENILAIAN TERHADAP OUTSOURCING DAN INSOURCING

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada tim penulis sehingga dapat menyelesaikan paper ini yang berjudul “PENILAIAN TERHADAP OUTSOURCING DAN INSOURCING”

Penulis menyadari bahwa didalam pembuatan paper ini berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan paper ini.

Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan paper ini masih dari jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya, penulis dengan rendah hati dan dengan tangan terbuka menerima masukan,saran dan usul guna penyempurnaan paper ini.

Akhirnya penulis berharap semoga paper ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.

Jakarta, Juli 2010

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem informasi telah berkembang di Indonesia, hal ini menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Dengan penerapan sistem informasi di Indonesia mengakibatkan tingkat persaingan pun terjadi menyebabkan pengelolaan dan penerapan Sistem Informasi dalam suatu organisasi menjadi salah satu faktor kritis keberhasilan perusahaan.

Dalam sistem informasi terdapat beberapa pedekatan yang biasa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola sistem informasi yakni, diantaranya yaitu insourcing, cosourcing, dan outsourcing. Namun keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan yang melakukan outsourcing mempunyai beberapa alasan diantarannya untuk penyederhanaan terhadap beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan  aktivitas utama dari bisnisnya,  meningkatkan sumber daya dibagian operasional yang dapat meningkatkan produksi dan output serta memberikan dukungan tambahan kepada manajemen organisasi untuk meningkatkan efektivitas biaya melalui efisien secara keseluruhan operasi.

Untuk dapat memenuhi tantangan bisnis yang berkembang cepat maka seorang manajer di suatu perusahaaan perlu mempertimbangkan beberapa pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.  Dalam paper ini akan menjelaskan tentang penilaian terhadap pendekatan insourcing, cosourcing, dan outsourcing. Khususnya pada insourcing dan outsourcing. Masing-masing pendekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan. Untuk itu akan dijelaskan lebih detail mengenai beberapa pendekatan tersebut. Sehingga suatu manajer dapat mempertimbangkan pengalihan operasional yang memungkinkan untuk dikerjakan oleh perusahaan dengan beberapa alternatif.

1.2 Tujuan

Tujuan dari paper ini adalah untuk mengetahui mekanisme outsourcing dan insourcing dalam industri di Indonesia, menjelaskan keuntungan dan kelemahan melalui pendetakan outsourcing dan insourcing tersebut dan sumbangan pemikiran yang dapat menambah pembendaharaan pengetahuan mengenai ousourcing dan insourcing di Indonesia.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1  Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sekumpulan sumberdaya yang berguna untuk menghasilkan informasi dan fungsi organisasi. Sumberdaya tersebut meliputi hardware, software, network, data, produk informasi, dan sumberdaya manusia. Dari Sistem Informasi ini akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan untuk mengendalikan organisasi. Untuk Agar diperoleh informasi yang dibutuhkan oleh manajemen maka harus diketahui terlebih dahulu kebutuhan  informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Kualitas suatu informasi juga perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan tiga hal, yaitu :

  1. Relevan (relevancy), artinya informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda.
  2. Akurat (accuracy), artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak  bias atau menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
  3. Tepat waktu (timeliness), artinya informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat. Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

Sistem Informasi ini sangat penting bagi perusahaan karena bagian yang mampu menentukan keberhasilan perusahaan, membantu dalam mengembangkan dan bersaing dengan perusahaan lain, serta memungkinkan bagi perusahaan untuk mencapai efektivitas dan efesiensi proses bisnis serta dalam keputusan manajerial. Sistem informasi sebaiknya mendukung strategi bisnis perusahaan, proses bisnis, struktur dan budaya perusahaan dalam meningkatkan nilai bisnis serta seharusnya dikelola dengan baik agar mendapatkan hasil yang maksimal. Banyak perusahaan yang menanamkan investasi yang besar dalam sektor sistem informasi mengingat peranannya yang semakin dibutuhkan.

Secara garis besar, fungsi Sistem Informasi tersebut bagi perusahaan/organisasi dapat mencakup:

  • Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, manajemen operasi, pemasaran, dan manajemen sumberdaya manusia
  • Kontributor utama dalam mendukung efesiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan konsumen
  • Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif
  • Bagian yang penting dalam upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dalam bersaing secara global
  • Bagian utama dari sumber daya perusahaan dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan yang prima
  • Kesempatan pengembangan karir yang dinamis.

Bagi sebagian besar organisasi/perusahaan, Sistem informasi berhasil dikelola dengan baik sehingga memberikan manfaat bagi pihak perusahaan bersangkutan. Secara umum, kesuksesan tersebut dapat disebabkan oleh keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik.

2.2 Pengertian Outsourcing

Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan suatu paket Sistem Informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sehingga, pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup control organisasi. Tujuannya, tentu saja agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mepertimbangkan aspk investasi, resiko, dan efesiensi.

Strategi outsourcing didefinisikan sebagai pelayanan jasa yang dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa kepada perusahaan klien atau tindakan mendelegasikan sebagian atau keseluruhan dari teknologi perusahaan kepada pihak eksternal diluar perusahaan. Outsourcing adalah fenomena di mana sebuah organisasi (klien) menyerahkan properti atau pengambilan keputusan tentang infrastruktur IT pada organisasi eksternal. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah untuk:

  • Meningkatkan fokus bisnis sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
  • Membagi risiko operasional sehingga dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
  • Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk  kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

Jika diserahkan kepada pihak lain, akan mengurangi headache, mengurangi resiko, dan disertai harapan agar hasilnya lebih baik karena ditangani para mitra yang merupakan spesialis dalam bidangnya. Dengan demikian perusahaan dapat berkonsentrasi penuh untuk mengembangkan kompetensi inti (core competencies) mereka. Alasan lainnya adalah memeberikan kelenturan dalam pekerjaan tertentu yang bebannya bersifat fluktuatif, peningkatan kualitas, eningkatan kepauasan pelanggan dan pemindahan biaya tetap (fixed costs) menjadi variable costs.

2.3  Jenis Outsourcing

Terdapat dua jenis pendekatan outsourcing, yaitu dengan menggunakan paying agent (labor suplly) dan full agent (full outsource).

  1. Paying agent adalah perusahaan outsource yang menyediakan tenaga kerja saja,
  2. Full agent selain menyediakan tenaga kerja dan juga mempunyai fasilitas produksi sendiri. Dalam full agent ini yang akan dikerjakan lebih jelas karena semua karyawan, peralatan, tempat, pengawas semua menjadi tanggung jawab perusahaan outsource tersebut.

Dari kedua jenis perusahaan tersebut yang lebih banyak dipraktekkan di Indonesia adalah yang pertama. Artinya perusahaan outsource hanya menyediakan tenaga kerja dan mengurusi SDM serta administrasinya saja sedang tempat, pengawas dan semua alat produksi berada di perusahaan pengguna. Sebagai contoh perusahan call center, perusahaan tersebut mendapat bayaran misalnya Rp. 1000 per panggilan. Selanjutnya semua menjadi tanggung jawab perusahaan outsource tersebut mulai dari penyediaan tempat, peralatan, karyawan dan lain – lain.

2.4  Dasar Hukum Outsourcing

Dasar hukum outsourcing adalah Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan di Indonesia yaitu pada pasal 64 yang berbunyi “Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa Pekerja/Buruh yang dibuat secara tertulis”. Berdasarkan ketentuan pasal di atas, outsourcing dibagi menjadi dua jenis:

  1. Pemborongan pekerjaan yaitu pengalihan suatu pekerjaan kepada vendor outsourcing, dimana vendor bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pekerjaan yang dialihkan beserta hal-hal yang bersifat teknis (pengaturan oerasional) maupun hal-hal yang bersifat non-teknis (administrasi kepegawaian). Pekerjaan yang dialihkan adalah pekerjaan yang bisa diukur volumenya, dan fee yang dikenakan oleh vendor adalah rupiah per satuan kerja (Rp/m2, Rp/kg, dsb.). Contoh: pemborongan pekerjaan cleaning service, jasa pembasmian hama, jasa katering, dsb.
  2. Penyediaan jasa Pekerja/Buruh yaitu pengalihan suatu posisi kepada vendor outsourcing, dimana vendor menempatkan karyawannya untuk mengisi posisi tersebut. Vendor hanya bertanggung jawab terhadap manajemen karyawan tersebut serta hal-hal yang bersifat non-teknis lainnya, sedangkan hal-hal teknis menjadi tanggung jawab perusahaan selaku pengguna dari karyawan vendor.

2.5  Keuntungan Outsourcing

Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

  1. Fokus pada kompetensi utama. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada. Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan perusahaan.
  2. Penghematan dan pengendalian biaya operasional. Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM. Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya per-orang yang dikeluarkan. Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor outsourcing. Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan.

Bagi kebanyakan perusahaan, biaya SDM umumnya bersifat tetap (fixed cost). Saat perusahaan mengalami pertumbuhan positif, hal ini tidak akan bermasalah. Namun saat pertumbuhan negatif, hal ini akan sangat memberatkan keuangan perusahaan. Dengan mengalihkan penyediaan dan pengelolaan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat mengendalikan biaya SDM dengan mengubah fixed cost menjadi variable cost, dimana jumlah SDM disesuaikan dengan kebutuhan core-business perusahaan.

Pentingnya mengendalikan biaya SDM dapat kita lihat saat ini. Krisis yang disebabkan oleh kerapuhan dan ketidakpastian ekonomi serta politik global menyebabkan pendapatan perusahaan terus menurun. Hal ini diperparah dengan munculnya kompetitor-kompetitor baru yang membuat persaingan pasar menjadi tidak sehat.
Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70% dari total biaya rutin.
PHK besar-besaran ini sebenarnya dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja di core-business saja dan mengalihkan SDM yang pekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing.

  1. Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing. Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan. Saat menjalin kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut untuk menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk perusahaan kecil, perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan dengan HRD yang kurang baik dari sisi jumlah maupun kemampuan, vendor outsourcing dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. Karena bila tidak ditangani dengan baik, pengelolaan SDM dapat menimbulkan masalah dan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan, bahkan dalam beberapa kasus mengancam eksistensi perusahaan.
  1. Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar. Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan. Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon kebutuhan pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi competitive advantage (keunggulan kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor. Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi tidak relevan lagi.
  1. Mengurangi resiko. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang. Jika situasi bisnis sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka kebutuhan ini tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal mengurangi jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan biaya pemutusan karyawan dapat dikurangi.
  1. Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core. Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan. Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
  2. Biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.
  1. Mengurangi waktu proses, beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  2. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

2.6  Kelemahan Outsourcing

Beberapa kelemahan dalam melakukan outsourcing adalah:

  1. Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcing. Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan awal perusahaan.
  2. Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar
    Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  3. Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan
    Komunikasi harus dilakukan secara efektif dan terarah agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:

    1. Kekhawatiran karyawan perusahaan akan adanya PHK.
    2. Adanya penentangan dari karyawan atau serikat pekerja.
    3. Kekhawatiran outsourcing dapat merusak budaya yang ada.
    4. Kekhawatiran akan hilangnya kendali terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.
    5. Kekhawatiran bahwa kinerja vendor dalam melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan.
      1. Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing. Proses pengambilan keputusan untuk outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan mempunyai metodologi yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah menjadikan outsourcing sebagai keputusan yang beresiko tinggi. Misalnya jika perusahaan tidak mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah timbul perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan outsourcing.
      2. Outsourcing dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.
        Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:
      3. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas.
      4. Perusahaan tidak siap menghadapi perubahan proses.
      5. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan kerja ke vendor.
      6. Peran dan tanggungjawab antara klien dan vendor yang tidak jelas.
      7. Tidak adanya dukungan internal.
      8. Lemahnya komunikasi atau manajemen internal.
      9. Lemahnya manajemen proyek, keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.
        1. Tidak secara fleksibel akan mampu menangani permasalahn-permasalahan yang unik dalam perusahaan, rentan dapat ditiru oleh pesaing lain bila aplikasi yang dioutsourcingkan adalah aplikasi strategic dan kesepakatan dari kontraktual outsourcing harus berjangka waktu lama untuk menjamin keamanan data dan kelanggengan sistem yang sudah berjalan.
        2. Memerlukan waktu, kordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya dan adanya kecenderungan outsourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan.
        3. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Dalam kasus seperti bila aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang harus memerlukan penanganan khusus dan cepat maka harus terlebih dahulu menghubungi pihak vendor serta memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga (pengembang dan pengelola) sehingga cukup sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sudah berjalan saat ini (memerlukan waktu dan tenaga).
        4. Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang perusahaan sehingga merugikan perusahaan dan Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini dioutsourcekan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.

10.  Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jiak terjadi konflik diantaranya dan Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

2.7 Siklus Outsourcing

Berikut adalah diagram siklus outsourcing yang sebaiknya harus anda ikuti untuk menghindari kegagalan outsourcing. Diagram ini memberikan gambaran sistemik bagaimana cara mengembangkan rencana outsourcing, mulai dari studi kelayakan hingga evaluasi vendor. Seiring dengan pengalaman, efektivitas dan efisiensi proses-proses yang terjadi didalamnya harus terus dianalisis dan diperbaiki. Berikut ini adalah gambar dari siklus outsourcing.

Siklus Outsourcing

2.8  Pengertian Insourcing

Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Selain itu In-sourcing juga dapat dikatakan suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali yang proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Insourcing, diantaranya adalah:

  1. Terbatasnya pelaksana sistem informasi
  2. Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
  3. Beban kerja pelaksana sistem informasi
  4. Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

2.9  Keuntungan Insourcing

Berikut merupakan Keunggulan dan kelemahan dari metode insourcing:

  1. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan dan Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
  2. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal sehingga penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan respon yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi sehingga pihak perusahaan langsung dapat langsung mengkordinasikan dengan karyawan internal.
  3. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol sebab dikerjakan oleh pihak internal sendiri dan dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya sebab dikerjakan oleh internal perusahaan.
  4. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing dan perusahaan memiliki jaminan maintainance tanpa adanya ikatan kontrak serta cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks
  5. Kedekatan departemen yang mengelola Sistem Informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan dan pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar
  6. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal  dan tanggapan yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi
  7. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol dan menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan
  8. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan, jaminan maintainance tanpa adanya ikatan kontrak, cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks, dan pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar
  9. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal sehingga penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan respon yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi sehingga pihak perusahaan langsung dapat langsung mengkordinasikan dengan karyawan internal.

Sedangkan beberapa kelemahan dalam metode insourcing adalah :

  1. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka dan kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
  2. Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol dan sumberdaya internal yang kurang pengalaman dan pengetahuan sehingga menyebabkan resiko kesalahan pada sistem
  3. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa dan adanya hambatan dana dari pihak manajemen yang diusulkan oleh divisi khusus (menangani Sistem informasi).
  4. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan, perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri, waktu lama untuk mengembangkan sistem, sumberdaya internal yang kurang berpengalaman dan pengetahuan, kerugian ditanggung sendiri oleh pihak perusahaan, kegagalan Sistem Informasi karena ketidakterlibatan pihak end user dan perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri

BAB III
PEMBAHASAN

3.1  Outsourcing

Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal untuk menangani atau membangun sistem perusahaan.

Setiap perusahaan akan senantiasa terus bersaing dan oleh sebab itu diperlukan sikap agar tetap fokus dalam kompetensi intinya. Hal ini tentu saja menyebabkan pihak perusahaan ingin menggunakan jasa pihak ketiga dalam mengembangkan Sistem Informasinya. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem outsourcing adalah:

  1. Mengontrol dan mengurangi biaya operasional

Perusahaan dapat mencapai pengurangan biaya karyawan melaui transfer produksi terhadap karyawan yang di-outsource yang dibayarkan pada gaji kolektif berdasarkan kesepakatan antara pengguna (perusahaan) dan vendor. Hal ini tentu saja akan menjadi efisiensi biaya perusahaan atau biaya produksi berada pada posisi terkecil per unit produksi. Selain itu, pihak perusahaan akan dapat dengan mudah memprediksi biaya variabel sebab melalui outsourcing biaya variabel tersebut dapat diubah menjadi biaya tetap.

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya

Persaingan yang semakin ketat menuntut perusahaan juga lebih fokus kepada core competency sehingga dapat mampu bersaing dengan pihak lain. Sementara itu, Sistem Informasinya dikelola oleh pihak yang telah berkompeten di bidangnya. Keunggulan daya saing perusahaan juga lebih terarah dengan adanya vendor tersebut.

  1. Mendapatkan akses terhadap kemampuan secara global

Perusahaan akan dapat menentukan tingkat kualitas yang diinginkan bersama dengan pihak vendor dan juga terdapat akses kepada hak-hak intelektual, pengalaman serta pengetahuan yang luas sehingga meningkatkan kemampuannya secara global.

  1. Sumberdaya internal dapat digunakan untuk kepentingan internal

Dari segi ini pihak perusahaan mempertimbangkan bahwa menggunakan outsourcing dapat lebih efesien dan fokus dimana masalah atau kepentingan internal akan dikerjakan oleh sumberdaya internalnya sedangkan kepentingan lainnya dikerjakan oleh pihak vendor. Selain itu melalui sistem ini, kerahasiaan perusahaan juga dapat terjaga sebab hanya diketahui oleh pihak internal perusahaan saja.

  1. Tidak mempunyai sumberdaya ahli sehingga membutuhkan pihak luar

Keterbatasan sumberdaya ahli juga menjadi alasan perusahaan untuk menggunakan sistem outsourcing. Vendor yang menyediakan jasa outsourcing tentunya memiliki sumberdaya yang lebih berkompeten dibidangnya dalam menjalankan dan maintainance Sistem Informasi perusahaan

  1. Mempercepat keunggulan dari proses reengineering yang dilakukan perusahaan

Adanya proses perubahan secara mendasar dari pihak perusahaan tentunya akan menyebabkan perubahan di berbagai hal. Pemulihan kondisi ini akan memerlukan waktu yang lama sehingga dengan melibatkan pihak ketiga yang jelas lebih menguasai maka akan cepat dalam mendapatkan keunggulannya.

  1. Membagi atau Mengurangi Resiko

Adanya jasa yang menyediakan pengembangan dan penerapan Sistem Informasi maka akan meminimalkan resiko kerugian sebab sumberdaya yang dipekerjakan cukup ahli dalam bidangnya sehingga dapat mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.

  1. Pemasukan cash bagi perusahaan

Efesiensi yang disediakan melalui sistem outsourcing akan dapat memberikan pemasukan yang positif bagi perusahaan sehingga dapat menghemat pendanaan operasionalnya. Pilihan dalam pengembangan Sistem Informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu pilihan yang diyakini perusahaan sebagai pilihan yang strategis karena mampu berpengaruh signifikan terhadap kinerja dan keunggulan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak dipusingkan dengan masalah Sistem Informasinya.

Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan untuk membangun dan memelihara. Masalah pengelolaan hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun pengetahuan untuk menangani secara baik (efektif dan efisien) seiring dengan meningkatnya kegiatan bisnis tersebut. Keberhasilan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

  • Memahami tujuan perusahaan

Pemilihan sistem dan jenis outsourcing harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan sebab apa yang menjadi keinginan dan goal perusahaan hendaknya disesuaikan dengan sistem yang ingin diadopsi. Perlu pemahaman jenis-jenis outsourcing yang ada. Hal ini karena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan

  • Rencana dan visi yang strategik

Pastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani

  • Memilih vendor yang tepat

Vendor merupakan pihak yang akan bekerjasama dan mengelola Sistem Informasi perusahaan sehingga kompetennya harus diketahui dengan jelas. Perlu dilakukan observasi sederhana terhadap perilaku organisasi atau perusahaan lain yang menggunakan jasa vendor. Hal tersebut akan menjadi tolak ukur dalam memilih vendor.

  1. Adanya relasi outsourcing dengan vendor yang dapat terjalin dan terkelola dengan baik. Keberhasilan implementasi sistem outsourcing tentunya dipengaruhi oleh kedua belah pihak yang bekerjasama. Hubungan komunikasi tersebut bertujuan agar outsourcing dapat berjalan sebagaimana harapan dalam perjanjian kontrak.
  2. Kontrak yang dipersiapkan dengan baik

Kejelasan kontrak akan berpengaruh terhadap baik atau tidaknya implementasi outsourcing tersebut. Dalam kontrak menggambarkan kejelasan proses outsourcing yang ingin dilakukan. Segala aturan main outsourcing didefinisikan dalam kontrak kerja sehingga faktor tersebut menjadi komponen yang penting dalam menentukan keberhasilan suatu penerapan outsourcing.

  • Komunikasi yang terbuka antara pihak yang berkepentingan

Suatu hubungan kerjasama harus dilandasi dengan komunikasi yang baik dan transparan. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan implementasi sistem outsourcing.

  • Dukungan dan keterlibatan dari pihak manajemen dan eksekutif

Pihak eksekutif seharusnya turut serta memberikan dukungan dan keterlibatannya dalam sistem yang sedang dijalankan sehingga operasional yang sedang berlangsung dapat terkelola dengan baik. Pihak yang terlibat termasuk manajemen dan eksekutif sebagai pemangku jabatan tertinggi juga harus bertanggungjawab, mendukung, dan berkomitmen untuk melaksanakan outsourcing.

  • Dapat menjaga jarak

Keterlibatan terhadap isu yang bersifat personal hendaknya dijaga dengan baik sebab akan sangat berpengaruh dalam kinerja personal di suatu perusahaan. Sampai sejauh ini penggunaan sistem outsourcing lebih memberikan keunggulan bagi perusahaan. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Faktor-faktor yang telah dijelaskan di atas menjadi penentu keberhasilan outsourcing sehingga perusahaan dapat lebih mengantisipasi di dalam melaksanakan system tersebut.

Adapun faktor-faktor dalam pemilihan partner outsourcing

  • Komitmen dalam memberikan kualitas

Kualitas menjadi faktor menentukan bagi perusahaan dalam mencari vendor. Perlu diketahui apakah vendor dapat memberikan kualitas seperti yang diharapkan. Saat ini ada begitu banyak penyedia jasa outsourcing sehingga perusahaan harus selektif dalam memilih.

  • Harga

Pihak perusahaan juga menentukan batasan kemampuannya terutama dalam hal biaya bila menggunakan outsourcing. Tentunya tidak ingin bila ternyata biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam menerapkan outsourcing jauh lebih mahal sehingga pihak vendor juga harus berkompetisi dalam harga.

  • Reputasi

Referensi atau reputasi vendor sangat berpengaruh bagi perusahaan yang ingin menggunakan jasa vendor. Suatu vendor yang telah terbukti dalam bidang outsourcing maka akan menjadi incaran bagi perusahaan yang ingin mengelola Sistem Informasinya.

  • Waktu kontrak yang bersifat fleksibel

Durasi penyelenggaraan outsourcing biasanya dibagi dalam tiga waktu yaitu jangka pendek, menengah, dan panjang. Pihak perusahaan sangat memilih bila kontrak outsorcing lebih bersifat fleksibel dan tidak kaku guna menyesuaikan dengan perubahan perusahaan maupun lingkungan yang tidak dapat diprediksi.

  • Sumberdaya yang tersedia

Sumberdaya yang dimiliki oleh pihak vendor akan mempengaruhi perusahaan. Mengelola Sistem Informasi tentunya harus dijalankan oleh sumberdaya yang kompeten dalam bidangnya sehingga menghasilkan kualitas dan hasil yang memuaskan.

  • Persamaan budaya

Pihak perusahaan akan menjalin kerjasama dengan vendor yang artinya diusahakan memilih vendor yang memiliki budaya perusahaan yang sama sehingga lebih memudahkan dalam beradaptasi dalam lingkungan kerjanya.

  • Hubungan yang lebih terbuka

Jalinan kerjasama yang lebih terbuka akan sangat diminati oleh perusahaan dalam hal memilih vendor. Misalnya dalam mensikronkan antara harapan dan kebutuhan perusahaan dengan sistem outsourcing sehingga terdapat keterbukaan pada kedua belah pihak.

Sampai sejauh ini, sistem outsourcing telah mampu memberikan perkembangan positif bagi perusahaan. Outsourcing dijadikan perusahaan sebagai strategi kompetisi untuk fokus pada inti bisnisnya. Secara khusus, melalui  sistem outsourcing maka sebuah perusahaan dapat menekan biaya serendah-rendahnya. Secara mendasar Outsourcing  tidak berbeda dengan Outsourcing penyedia barang/jasa lainnya. Hanya saja dalam memilih  Outsourcing  ada beberapa hal berikut yang harus Anda perhatikan:

  1. Legalitas

Walaupun tidak menjadi jaminan bahwa sebuah badan hukum seperti CV maupun PT akan lebih profesional dibandingkan perseorangan, aspek legalitas badan usaha menjadi masalah penting jika ingin kerjasama antara organisasi Anda dengan Outsourcing traktor relatif setara dan terlindungi oleh hukum. Setidaknya jika bekerja sama dengan sebuah badan usaha yang resmi dan legalitasnya tidak bermasalah maka hal tersebut menjamin kerjasama Anda tidak akan bermasalah di kemudian hari.

  1. Kemampuan Keuangan

Aspek ini seringkali diabaikan oleh klien. Setidaknya Anda harus dan berhak untuk mempelajari Laporan Neraca dan Laba-Rugi dari calon Outsourcing.

  1. Dukungan Sumber Daya Manusia

Dukungan sumber daya manusia tidak hanya melihat jumlah orang yang akan melaksanakan pekerjaan dari organisasi/perusahaan Anda. Tapi yang lebih penting adalah aspek pengalaman dari masing-masing personil yang akan dilibatkan oleh Outsourcing dalam kontrak yang diberikan oleh organisasi/perusahaan Anda. Sebaiknya Anda melakukan verifikasi melalui telepon kepada masing-masing anggota tim kerja yang dibentuk oleh Outsourcing untuk memastikan mereka memang betul-betul direkrut.

  1. Service Level Agreement (SLA)
  • Masa dukungan

Dalam banyak kasus pengembangan aplikasi perangkat lunak sebuah sistem informasi berbasis IT selalu terbentur dalam masalah penyesuaian dan perbaikan bug. Setidaknya masa dukungan yang diperlukan berkisar antara 6-12 bulan setelah instalasi aplikasi perangkat lunak untuk menyelesaikannya hingga optimal. Sedangkan untuk pengadaan perangkat keras sebaiknya ada garansi penggantian barang yang minimal setara untuk kerusakan di bawah 3 bulan setelah serah terima pekerjaan.

  • Tahapan pembayaran

Perhatikan juga masalah tahapan pembayaran. Sebaiknya pencairan pembayaran dilaksanakan per kemajuan pekerjaan.

  • Ruang lingkup dukungan

Pastikan ruang lingkup dukungan yang organisasi/perusahaan Anda inginkan. Ruang lingkup minimal yang harus dipenuhi oleh Outsourcing antara lain adalah waktu respon atas laporan kesalahan, bebas biaya untuk perbaikan, remote-access tanpa dipungut biaya jika server Anda memungkinkan untuk diakses, dsb. Masalah SLA ini menjadi penting dalam menjamin kualitas dan dukungan purna jual dari Outsourcing kepada organisasi/perusahaan Anda.

  1. Harga yang Proporsional

Harga memang sangat relatif. Tapi harus dipahami bahwa biaya untuk mengelola sebuah sistem informasi memang besar dan sangat dipengaruhi oleh tingkat ketergantungan organisasi/perusahaan tersebut pada informasi. Di beberapa organisasi/perusahaan biaya pengelolaan sistem informasi bisa menghabiskan hingga 50% lebih dari total anggaran belanjanya. Jadi periksalah penawaran yang diajukan oleh calon Outsourcing. Apakah ada item pembiayaan yang tidak tercantum dan mungkin bisa menjebak Anda di kemudian hari karena dianggap tidak termasuk dalam ruang lingkup pekerjaan tetapi ternyata merupakan titik kritis kesuksesan proyek/kegiatan tersebut. Bandingkan daftar ruang lingkup pekerjaan yang ditawarkan berikut SLA-nya dengan harga yang ditawarkan. Jadi tidak selamanya total harga termurah berarti menjadi keuntungan bagi organisasi/perusahaan Anda.

  1. Audit Pekerjaan

Masalah audit atas pelaksanaan pekerjaan hingga serah terimanya seringkali diabaikan oleh banyak organisasi/perusahaan kepada Outsourcing IT-nya. Padahal audit IT adalah hal yang sangat penting dalam menjamin keberhasilan penerapan teknologi informasi di dalam bisnis Anda.

3.2  Insourcing

Insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem untuk bagian-bagian lain dalam perusahaan.

Pada umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan dan biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan selain itu memiliki Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut dan Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap sehingga mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut dan adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut dan dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya sebab dikerjakan oleh internal perusahaan dan rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.

Namun disamping itu pendekatan insourcing memiliki keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi dan pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien serta perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date) dan membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan dengan resiko kerugian ditanggung sendiri oleh pihak perusahaan sehingga menyebabkan kerugian yang lebih besar, serta kemungkinan program mengandung bug sangat besar dan ketidakterlibatan pihak end user dapat menyebabkan kemungkinan gagalnya Sistem Informasi seperti yang diharapkan dan sesuai dengan kebutuhan.

BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai. Dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing atau out sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (co sourcing dan out sourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal.

Dari segi pendekatan dengan metode insourcing dan outsourcing, insourcing bila dibandingkan dengan outsourcing biaya, outsourcing lebih unggul karena tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk karyawan. Namun, biaya tidak dapat dibandingkan dengan investasi yang dilakukan perusahaan dalam diri seorang karyawan. Insourcing dapat menumbuhkan rasa kepemilikan terhadap perusahaan sehingga karyawan dapat memberikan yang terbaik untuk perusahaan. Masalah kekuatiran apabila karyawan meninggalkan perusahaan, itu adalah masalah bagaimana perusahaan memperlakukan karyawannya. Lingkungan pekerjaan yang baik dapat membuat karyawan kerasan untuk tetap bekerja dalam perusahaan tersebut meskipun ditawarkan pekerjaan baru dengan gaji yang lebih baik. Hal ini sudah seringkali terjadi dalam perusahaan tempat saya bekerja, dimana karyawan yang sudah mengundurkan diri untuk menerima pekerjaan yang lebih baik gajinya, akhirnya kembali lagi ke perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://www.taufik.staff.ugm.ac.id/images/file/Kuliah_1.pdf

http://classes.uleth.ca/200402/mgt3061a/haag6s.ppt

www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2007/205/205-11-MakalahRingkasanTopik.pdf.Makalah Ringkasan Topik: Outsourcing,

www.malangnet.wordpress.com. “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing

www.mti.ugm.ac.id/~lukito/E-Services/ES-The%20World%20is%20Flat.ppt. Pengaruh TI Terhadap Kehidupan Manusia

www.ppm-manajemen.ac.id/…/PAPER%20OUTSOURCING%20final.do

Outsourcing pengolahan data. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/Outsourcing-pengolahan-data/

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Sharma, Jatin. 2007.  IT Outsourcing -BatterSense strategic Service. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger

Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html

Hello world!

Welcome to Blog Mahasiswa MB IPB. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Blog Mahasiswa MB IPB

Members